一、目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用效率，明确各单位、各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，合理安排各类会议及活动，现对会议室的使用作如下规定：

二、定义

会议室指的是1203—1205室的第一会议室（小会议室）和1209—1211的第二会议室（大会议室）。
会议室基本情况：

会议室名称	楼层	位置	容纳人数	设备情况	使用功能	其他
第一会议室	二楼	1203—1205	38人	良好、标配	例会、培训、面试、接待、洽谈、竞赛	人数为标准配置，其他设备见附表
第二会议室	二楼	1209—1211	64人	良好、标配	大型会议、视频会议、小型活动
第三会议室正在装修

会议室用途：工业城各单位及本公司内部公司各种会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型座谈会、竞赛活动、招投标活动等的场所，不做其它用途。

三、职责

1、公司办公室全面负责会议室日常管理，统筹协调。
（1）会议室使用接收、审核备案及相关协调工作；
（2）会议室物品、设备配置管理、维护保养；
（3）会后会议室整理：卫生、安全监督检查。
2、各单位、各部门使用会议室需向办公室提出申请并遵循本规定规范使用会议室。各部门使用会议室后必须清理会议室卫生，恢复至备用状态。
（1）会议的及时申请；
（2）会议前物品、设备完好情况检查，会议中所有器材的保管与维护，会议后卫生、安全的整理。

四、会议室使用规定

1、三个会议室均由办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；
2、各单位、公司各部门和个人需要使用会议室时，需至少提前2个小时向办公室提出申请并填写《会议室使用申请表》，经办公室主管副总经理准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经办公室同意。
3、使用原则：先申请，后使用。经过申请的单位、部门和个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让优先申请使用会议室的单位、部门和个人。没有申请一律不准使用。
4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，同级单位之间经相互协商后可以调整使用顺序。但办公室不负责协商，由使用者自己协商。
5、遇本公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的单位、部门和个人，在不能调换的情况下，本公司会议优先使用。如本公司的上级单位有紧急会议，以上级单位优先使用为原则。
6、各单位、部门和个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过30分钟未到达会议室的，办公室有权对会议室的使用权另作安排。
7、各单位、部门及个人应在预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知办公室，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。
8、任何单位、部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备，不得随意开关和调试电子设备、音响系统，如因个人原因造成设施设备损坏，须照二倍采购价赔偿。
9、会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。会议材料必须及时带走，如有丢失责任自负。
10、会议室使用期间，使用单位、部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，本公司以外的单位如需会议协助本公司按一定的费用提供有偿服务，公司内各部门如需会议协助由各部门负责人自行协商。
11、会议室使用期间，使用单位、部门和个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；严禁在桌、椅、墙上刻画涂写；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调、门窗、灯光等。
12、如各单位、部门和个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。会议终止必须及时通知办公室人员，由办公室进行会后检查及深度清洁。
13、非本公司的单位使用会议室收费规定:
第一会议室使用费100元/半天，第二会议室使用费200元/半天；
其他物品、服务费用标准如下：
投影设备（100元/次），音响系统（100元/次），空调照明（100元/次），茶水服务（100元/次），笔墨纸张（50元/次），展架条幅（50元/次）。

五 程序

1、申请流程
（1）各单位、部门或个人到办公室查询会议室的登记使用状况；
（2）各单位、部门或个人向办公室工作人员申请并提出使用会议室的要求；
（3）办公室工作人员根据各单位、部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》；
（4）办公室工作人员将《会议室使用登记表》挂放在会议室指定位置处；
（5）各单位、部门或个人按时间使用会议室。
2、使用流程
（1）各单位、部门或个人按会议室使用规定使用会议室；
（2）各单位、部门或个人自行指定人员安排会务工作。
3、交还流程
（1）各单位、部门或个人使用完毕后，及时通知办公室人员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求会议使用者改正；
（2）如各单位、部门或个人拒绝改正，办公室将出处罚通告，并有权拒绝再次使用申请。